Behandling af personoplysninger og digital kommunikation

Vi behandler dine personoplysninger fortroligt, så dine oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, fx når du indtaster oplysninger via hjemmesiden.

Digital kommunikation

Du bør aldrig sende personlige og fortrolige oplysninger, fx dit CPR-nr. eller oplysninger om sygdom, som vedhæftede filer i en ukrypteret e-mail.

Din digitale postkasse

Kommunikation om pensionsordningen foregår primært digitalt via postkassen på denne hjemmeside. Fordelen ved at bruge postkassen til kommunikation er, at dine personoplysninger er beskyttet, da korrespondance foregår i et lukket og sikkert forum. Derfor anbefaler vi, at der kommunikeres og skabes kontakt via din digitale postkasse (kræver log ind med NemID).

Du har adgang til dine dokumenter i din digitale postkasse i et år efter, at din pensionsordning hos os er ophørt eller flyttet. Derefter spærre vi for din adgang til dokumenterne. Derfor er det vigtigt, at du selv sørger for at downloade eller kopiere de dokumenter, du ønsker at gemme, inden et år fra din pensionsordning er ophørt eller flyttet.

Kontaktformular

Du kan også kontakte os via kontaktformularen på hjemmesiden. Når du sender personlige oplysninger til os på den måde, bliver dine data overført i krypteret form (via https).

Når vi modtager oplysningerne fra hjemmesiden, behandler vi dem fortroligt, som de øvrige personlige oplysninger, vi har registreret.

Afgivelse af e-mailadresse

Ved at indtaste din e-mailadresse på hjemmesiden giver du samtykke til, at:

• Vi må registrere din e-mailadresse og benytte den fremadrettet til at give dig besked, når der er nyt i din digitale postkasse.
• Hvis du også giver tilladelse til det, må vi benytte din e-mailadresse til at kontakte dig med nyt om din pensionsordning, herunder sende nyhedsbreve om fx forbedrede pensionsmuligheder eller oplysning om ny lovgivning, der kan påvirke din pension.

Vi behandler oplysningen om din e-mailadresse med respekt for gældende lovgivning. Vi videregiver eller sælger ikke oplysning om din e-mailadresse til 3. part. Du kan til enhver tid give besked, hvis du ikke ønsker at have din e-mailadresse registreret, eller hvis den skal ændres, fordi du fx har fået en ny e-mailadresse. Dette kan ske ved at logge ind på hjemmesiden.

Den digitale platform i øvrigt

Vi anvender tidssvarende digitale it-løsninger og -systemer i administrationen af din pensionsordning, herunder i sagsbehandlingen og rådgivningen. Hvis vi har brug for, at du afgiver oplysninger eller udfylder blanketter i vores digitale løsninger, får du skriftlig vejledning. Du får også oplysning om fortrydelsesfrist og vilkår for aftalen i øvrigt. Det er vigtigt, at du læser og følger vejledningen gennem hele processen og giver besked, hvis der opstår tekniske problemer, eller du har spørgsmål.

Personoplysninger

Administrationen af din pensionsordning er underlagt lovgivningen for finansielle virksomheder, herunder persondatabeskyttelsesreglerne i persondataforordningen, databeskyttelsesloven og lov om finansiel virksomhed.

Alle medarbejdere har tavshedspligt om dine og øvrige personers oplysninger og må ikke uberettiget videregive eller udlevere disse.

Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger

Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Sampension Administrationsselskab A/S administrerer din pensionsordning for Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger, og er i denne forbindelse databehandler.

Vi indsamler og behandler personoplysninger til brug for:

• Oprettelse, administration og udbetaling af pensions- og forsikringsdækninger i henhold til aftale eller kollektiv overenskomst.
• Udførelse af de tjenesteydelser, der hører under en pensionsordning fx rådgivning, investering, kundepleje, administration, lovpligtige indberetninger, forebyggelse og afhjælpning af eventuelle opståede problemer med pension- og forsikringsløsninger, herunder test, udvikling af nye produkter og tjenester, statistiske formål og markedsføring.

Der er tale om oplysninger om dine økonomiske forhold, herunder dine pensionsindbetalinger, helbredsoplysninger og andre oplysninger, der er nødvendige for, at vi kan levere din pensionsordning.

Oplysningerne kommer fra arbejdsgivere, dig selv, offentlige myndigheder, herunder CPR, forsikringsmæglere og evt. repræsentanter for en forsikringsgruppe.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger findes i en eller flere af disse bestemmelser:

1. persondataforordningens art. 6.1.a og art.9.2.a (samtykke til specifikke formål)
2. persondataforordningens art. 6.1.b (behandling, der er nødvendig for at opfylde en kontrakt)
3. persondataforordningens art. 6.1.c (behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse)
4. persondataforordningens art. 6.1.f (nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse)
5. persondataforordningens art. 9.2.f (nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares)

 
De legitime interesser, der er nævnt ovenfor er eksempelvis behandling af dine oplysninger som led i vores levering af pensionsydelser til dig.

Behandling af oplysning om CPR-nummer er nødvendigt for, at vi kan overholde vores forpligtelser i medfør af hvidvaskloven og skattelovgivningen.

Behandling af andre personoplysninger er nødvendige for, at vi kan levere de pensionsydelser, vi skal levere under din pensionsordning. Dette omfatter også oplysninger om indsættelse af begunstigede.

Optagelse af telefonsamtaler

Vi optager telefonsamtaler til uddannelsesbrug, og analyserer løbende den automatiserede transskription, der bliver anonymiseret. Dette gør vi for at kunne kvalitetssikre vores serviceniveau for på en måde at kunne forbedre vores produkter til vores kunder. Hjemmel til optagelsen af telefonsamtalen er dit samtykke, jf.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a.

Hvis du ikke giver os samtykke til optagelse, vil samtalen ikke blive optaget. Du har altid mulighed for at trække dit samtykke tilbage ved at ringe til os eller skrive i den digitale postkasse. Når du trækker dit samtykke tilbage, sletter vi samtalen umiddelbart herefter.

Telefonsamtaler slettes løbende, og gemmes i maksimalt 6 måneder.

Videregivelse af kundeoplysninger til Sampension Administrationsselskab A/S sker, fordi det er nødvendigt for at varetage administrative opgaver og yde dig rådgivning om pensionsordningen.

Vi indhenter og videregiver ikke oplysninger om dit helbred eller andre sociale og rent private forhold til 3. mand uden et udtrykkeligt samtykke fra dig.

Vi videregiver kun oplysninger til 3. mand, hvis videregivelsen er berettiget, du har givet dit samtykke til det, eller der er en lovgivningsmæssig forpligtelse til det, fx fordi der skal ske indberetninger til offentlige myndigheder som Skattestyrelsen.

Vi træffer ikke afgørelser af betydning for dig som registreret, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering. Vi bruger profilering i forbindelse med markedsføring, hvis du har givet samtykke.

Du kan altid kalde et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Hvis samtykket er den eneste behandlingshjemmel, må vi herefter ikke længere behandle den pågældende oplysning.

I det omfang, vi bruger eksterne databehandlere, er dette reguleret ved en databehandleraftale, så det sikres, at dine oplysninger behandles i henhold til lovgivningen. En databehandler er en virksomhed, der behandler data/oplysninger på vegne af Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger. Formålet med databehandleraftalen er at lave en beskrivelse/instruktion fra Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger til leverandøren.

Sådanne eksterne databehandlere omfatter:

• It-leverandører (herunder visse former for software- og supportaftaler samt hosting- og cloudbaserede løsninger)
• Leverandører af makulerings-, print- og sikkerhedsløsninger

Overførsel til lande udenfor EU/EØS

Vi bestræber os på at behandle dine personoplysninger indenfor EU/EØS. Der er dog tilfælde, hvor det er nødvendigt at overføre dine personoplysninger til et tredjeland udenfor EU/EØS. I disse tilfælde sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for en sådan overførsel, fx ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontrakter eller ved at sikre at modtageren er underlagt særlige certificeringsmekanismer, fx EU-U.S. Privacy Shield, hvis overførslen sker til USA.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne levere pensionsydelser til dig samt i en periode herefter, der er fastsat med udgangspunkt i lovgivningen om forældelse og regnet fra ophør af kundeforholdet. 

Indsigt i oplysninger

Du kan altid få oplyst, hvilke oplysninger der er registreret om dig ved at kontakte os. Denne ret er en forudsætning for, at du efterfølgende kan gøre dine øvrige rettigheder gældende, herunder retten til berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

Kan din henvendelse ikke besvares inden en måned, får du oplyst, hvad årsagen til det er, og hvornår du kan forvente at få et svar.

Klageadgang

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, skal du henvende dig til Datatilsynet. Datatilsynets hjemmeside er datatilsynet.dk. Vi håber dog, at du forinden vil kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på mail dpo@sampension.dk, så vi kan se, om der er noget, vi kan rette op på her og nu.

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver direkte på dpo@sampension.dk, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger.

Retningslinjerne for behandling af personoplysninger revideres løbende. Du kan til enhver tid finde vores gældende retningslinjer her på siden.