Overførsel til lande udenfor EU/EØS

Vi bestræber os på at behandle dine personoplysninger indenfor EU/EØS. Der er dog tilfælde, hvor det er nødvendigt at overføre dine personoplysninger til et tredjeland udenfor EU/EØS. I disse tilfælde sikrer vi et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for en sådan overførsel, fx ved indgåelse af EU-Kommissionens standardkontrakter eller ved at sikre at modtagerlandet er godkendt af EU-Kommissionen som et sikkert tredjeland.

EU-Kommissionen har godkendt USA som et sikkert tredjeland på baggrund af en aftale mellem EU og USA benævnt ”EU-U.S. Data Privacy Framework”. Hvis vi overfører persondata til USA, sikrer vi os, at den pågældende virksomhed i USA har certificeret sig under ordningen, der udspringer af denne aftale. Aftalen udgør et lovligt overførselsgrundlag, men som dataansvarlige sikrer vi ligeledes, at der er tilstrækkelige beskyttelsesforanstaltninger på plads.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne levere pensionsydelser til dig samt i en periode herefter, der er fastsat med udgangspunkt i lovgivningen om forældelse og regnet fra ophør af kundeforholdet.

Generalforsamling

I forbindelse med generalforsamlingen i pensionskassen indsamler og behandler vi personoplysninger om dig. I det følgende har vi beskrevet hvilke situationer og hvilke personoplysninger, der er tale om.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er

persondataforordningens art. 6.1.c – behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. forpligtelserne i pensionskassens vedtægter
persondataforordningens art. 6.1.f - behandlingen er nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse i at identificere dig som medlem eller fuldmagtshaver, så det er muligt at udøve dine rettigheder på generalforsamlingen, samt at sikre transparens om afholdelsen af generalforsamlingen.

Forslagsstillelse

Hvis du fremsætter forslag til generalforsamlingen, behandler vi oplysninger om dit navn, policenummer, e-mail, telefonnummer samt forslagets indhold. Formålet med at behandle disse oplysninger er at identificere dig som medlem samt at kunne komme i kontakt med dig, hvis vi har spørgsmål til dig.

Indkaldelse til generalforsamlingen indeholdende dagsorden og de stillede forslag samt navn på forslagsstiller fremsendes til medlemmerne samt offentliggøres på hjemmesiden.

Vi opbevarer disse oplysninger, indtil generalforsamlingen er afholdt. Dit navn som forslagsstiller vil dog fortsat fremgå i indkaldelsen til generalforsamlingen. Indkaldelsen opbevares i hele pensionskassens levetid og vil være tilgængelig på pensionskassens hjemmeside i 3 år.

Opstilling til bestyrelsen

Ønsker du som medlem af pensionskassen at stille op til bestyrelsen eller indstille et andet medlem til bestyrelsen, indsamler vi dit navn og policenummer. Formålet med at indsamle disse oplysninger er for at kunne identificere dig som medlem.

Vi sletter oplysningerne, når generalforsamlingen og et eventuelt efterfølgende bestyrelsesvalg er afholdt.

Indkaldelse, tilmelding og fuldmagter

De oplysninger, vi har om dig som medlem, anvender vi, når vi indkalder til generalforsamlingen.

Tilmelding til generalforsamlingen og afgivelse af fuldmagter sker på Euronext Securities’ hjemmeside. De personoplysninger, du afgiver i denne forbindelse håndteres af Euronext Securities, som er databehandler for Sampension Administrationsselskab A/S. Der er tale om oplysninger om dit navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nr. og policenummer og fuldmagtshavers navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nr. og evt. policenummer.

Formålet med at indsamle disse oplysninger er for at kunne identificere dig som medlem og fuldmagtshaver samt at kunne sende dig eller din fuldmagtshaver link som giver adgang til at deltage elektronisk i generalforsamlingen.

Sampension Administrationsselskab A/S modtager oplysning om antal tilmeldinger til generalforsamlingen samt i visse tilfælde oplysninger om navne på deltagere og fuldmagtshavere. Vi opbevarer oplysning om navne på deltagere og fuldmagtshavere, indtil generalforsamlingen er afholdt og maksimalt i 3 måneder efter afholdelsen.

Afholdelse af selve generalforsamlingen og fagligt oplæg inden generalforsamlingen

Generalforsamlingen afholdes som en delvis elektronisk generalforsamling, hvilket betyder, at medlemmerne enten kan deltage fysisk eller elektronisk.

Euronext Securities og Get Visuel står for afvikling af den elektroniske generalforsamling. Du vil på din oplyste e-mailadresse modtage et link til Euronext Securities’ system, som du skal anvende til at logge på generalforsamlingen, hvis du ønsker at deltage digitalt.

Livetransmissionen af den delvis elektroniske generalforsamling vil omfatte billede såvel som lyd fra den fysiske lokation, hvor generalforsamlingen afholdes, og der kan i den forbindelse ske indsamling og behandling af dine personoplysninger, herunder hvis du vælger at tage ordet på generalforsamlingen eller dirigenten fremsætter spørgsmål på dine vegne. Hvis du ikke ønsker at optræde på livetransmissionen, kan du meddele os dette. Du kan dog ikke frabede dig at blive livetransmitteret, hvis du vælger at tage ordet på generalforsamlingen.

Inden generalforsamlingen går i gang, vil der være et fagligt oplæg. Oplægget bliver livetransmitteret, så hvis du vælger at stille spørgsmål til oplægsholderne undervejs, vil du fremgå af transmissionen.

Hvis du deltager digitalt og ønsker at tage ordet, vil dit navn blive oplyst til Get Visuel.

Den digitale afvikling vil ikke blive optaget og dermed heller ikke gemt.

Til brug for udarbejdelse af referat af forhandlingerne på generalforsamlingen bliver der foretaget lydoptagelse under afholdelsen. Lydoptagelsen slettes, når referatet er blevet udarbejdet.
Der bliver taget billeder på generalforsamlingens fysiske lokation til brug for pensionskassens omtale af generalforsamlingen. I den forbindelse kan der blive indsamlet og behandlet personoplysninger om dig som medlem og/eller fuldmagtshaver. Hvis du ikke ønsker, at der tages billeder af dig, kan du meddele os dette.

Referat (forhandlingsprotokol)

Som dokumentation skal der udarbejdes et referat (forhandlingsprotokol) af forhandlingerne på generalforsamlingen. I den forbindelse vil dine allerede indsamlede oplysninger (jf. punkterne ovenfor) sammen med gengivelse af dine eventuelle udtalelser på generalforsamlingen blive behandlet.

Ifølge pensionskassens vedtægter skal referatet være tilgængeligt på pensionskassens hjemmeside senest 14 dage efter afholdelse af generalforsamlingen. Referatet opbevares i hele pensionskassens levetid og vil være tilgængeligt på pensionskassens hjemmeside i 3 år.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at få indsigt i oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig. Kan din henvendelse ikke besvares inden en måned, får du oplyst, hvad årsagen til det er, og hvornår du kan forvente at få et svar.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Klageadgang

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, skal du henvende dig til Datatilsynet. Datatilsynets hjemmeside er datatilsynet.dk. Vi håber dog, at du forinden vil kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på mail dpo@sampension.dk, så vi kan se, om der er noget, vi kan rette op på her og nu.

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver direkte på dpo@sampension.dk, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger.

Retningslinjerne for behandling af personoplysninger revideres løbende. Du kan til enhver tid finde vores gældende retningslinjer her på siden.