Generalforsamling 2022

Bestyrelsen er det øverste ledelsesorgan i Pensionskassen for Jordbrugsakademikere & Dyrlæger (PJD) og har det endelige ansvar for pensionskassens drift. Medlemmerne i bestyrelsen har som primær opgave at varetage medlemmernes interesser og sikre dem den bedst mulige pension. Udover at sikre medlemmerne en god pensionsordning har bestyrelsen også fokus på pensionskassens samfundsmæssige ansvar, herunder implementering af en ansvarlig investeringspolitik.

Individuelle og kollektive kompetencer i bestyrelsen

PJD er som finansiel virksomhed underlagt et omfattende regelsæt. Det indebærer bl.a., at der stilles høje krav til kompetenceniveauet i bestyrelsen. På den ene side fungerer bestyrelsen som et kollektiv, og det enkelte bestyrelsesmedlem skal ikke kunne løse bestyrelsens opgaver alene. På den anden side skal et bestyrelsesmedlem have kendskab til de områder, der er nødvendige for varetagelsen af bestyrelsens opgaver på et niveau, så medlemmet aktivt kan deltage i bestyrelsens arbejde. Der gælder således både individuelle krav til bestyrelsesmedlemmet samt kollektive krav til bestyrelsen.

De individuelle krav til medlemmer af bestyrelsen er givet ved krav om egnethed og hæderlighed i den finansielle lovgivning (fit og proper) (link til FT’s hjemmeside). Det er Finanstilsynet, som godkender, at nye medlemmer lever op til kravene. Vurderingen af egnethed indebærer en vurdering, hvorvidt medlemmerne har den tilstrækkelige viden, faglige kompetencer og erfaring til at kunne udøve hvervet som bestyrelsesmedlem. Den påkrævede viden, faglige kompetence og erfaring kan være opnået ved såvel teoretisk uddannelse som ved relevant praktisk erfaring. Derudover gælder et hæderlighedskrav i form af krav om et godt omdømme og krav til tidligere udvist adfærd.

Bestyrelsens medlemmer skal desuden have tilstrækkelige kollektive kompetencer til at kunne forstå virksomhedens aktiviteter og de hermed forbundne risici. Ud over at der kræves et helhedsorienteret samfundssyn har bestyrelsen med udgangspunkt i pensionskassens forretningsmodel og risikoprofil fastlagt følgende kompetenceområder, der i særlig grad arbejdes indenfor:

• Generelle ledelseskompetencer
• Bestyrelsesfaglighed
• Medlemsprofiler og medlemsservice
• Erfaring med ledelse på højt niveau inden for den finansielle sektor
• Makroøkonomi, finansielle markeder og formueforvaltning (nationalt og globalt)
• Ansvarlige investeringer (ESG)
• Pensionsmarkedet og pensions- og forsikringsprodukter
• Finansiel og forsikringsmæssig risikostyring
• Forretningsmodeller, konkurrence og markedsdynamik
• Regnskab
• Outsourcing
• Cybersikkerhed
• Lovgivning og juridiske spørgsmål
• Strategisk udsyn

Det er bestyrelsens hovedopgave at fastlægge de overordnede og strategiske rammer for virksomheden og dens aktiviteter. Det er på den baggrund, at bestyrelsen fører tilsyn med direktionens opgavevaretagelse.

Grundkursus for bestyrelsesmedlemmer

Lovgivningen stiller desuden krav om, at nyvalgte bestyrelsesmedlemmer hurtigst muligt og senest 12 måneder efter indtræden i bestyrelsen skal gennemføre et grundkursus. Målet med grundkurset er at sikre, at medlemmer af bestyrelsen har kompetencerne, som er nødvendige for at varetage de forpligtelser og funktioner, som kræves af bestyrelsesmedlemmer i en pensionskasse.

Forventet arbejdsomfang

Bestyrelsen afholder 5 årlige ordinære møder. Til hvert møde må der forventes mødemateriale på mellem 400-800 sider. Derudover afholdes et årligt bestyrelsesseminar og 2-4 uddannelsesdage, hvor der sættes fokus på aktuelle emner.

Annoncering af, indkaldelse til og dagsorden for generalforsamling

§ 1. I det omfang det er muligt, annonceres tidspunktet for afholdelse af generalforsamling mindst 2 måneder før afholdelsen på pensionskassens hjemmeside.

Stk. 2. Indkaldelse til generalforsamling sker ved skriftlig indkaldelse til hvert medlem. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde dagsordenen for mødet. Det skal af dagsordenen klart fremgå, hvad der forelægges til generalforsamlingens behandling og beslutning. Såfremt forslag til vedtægts- eller regulativændringer skal behandles på generalforsamlingen, skal forslagets væsentligste indhold angives i indkaldelsen. I øvrigt informeres om § 2, stk. 1.

§ 2. Dagsordenen til en generalforsamling skal senest 2 uger før generalforsamlingen sammen med de fuldstændige forslag og, for den ordinære generalforsamlings vedkommende, tillige med årsrapport og revisionspåtegning, offentliggøres på pensionskassens hjemmeside.

§ 3. Forslag fra medlemmerne skal indleveres skriftligt og med forslagsstillerens navn samt være pensionskassen i hænde senest 6 uger før generalforsamlingen.

Stk. 2. Senest 3 arbejdsdage før generalforsamlingen skal medlemmer, der forelægger forslag, indsende eventuelle præsentationer eller anden teknisk støtte for forelæggelsen til pensionskassen. Andet materiale skal indgå i det i stk. 1 nævnte materiale.

§ 4. Medlemmer kan ved indsendelse af et forslag efter § 3, stk. 1, til pensionskassen senest 8 uger før generalforsamlingen, anmode bestyrelsen om at gennemføre en legalitetskontrol af forslaget, samt så vidt muligt en vurdering af konsekvenserne af forslaget.

Stk. 2. Bestyrelsen meddeler herefter medlemmet sine bemærkninger til det fremsendte forslag, og forslagsstilleren kan derefter senest 6 uger før generalforsamlingen, jf. § 3, stk. 1, fremsende et revideret forslag til bestyrelsen eller tilbagekalde forslaget, der ellers vil blive optaget på dagsordenen som oprindelig foreslået.

Generalforsamlingens afvikling

§ 5. Generalforsamlingen begynder uden hensyntagen til antal fremmødte medlemmer.

§ 6. Afviklingen af generalforsamlingen forestås af dirigenten, der tillige leder debatten ved de enkelte dagsordenspunkter, herunder om beretning, regnskab og eventuelle forslag.

Stk. 2. Medlemmer, der ønsker at ytre sig i form af indlæg eller kommentarer, skal af hensyn til referatet præsentere sig overfor dirigenten. Indlæg af længere varighed (10 minutter eller mere) skal skriftligt adviseres over for pensionskassen senest 3 arbejdsdage før generalforsamlingen af hensyn til planlægningen. Indtegning af øvrige talere med indlæg under 10 min. kan først ske, når det pågældende punkt på dagsordenen er åbnet.

Stk. 3. Dirigenten kan stille forslag om diskussionernes afslutning straks eller med de indtegnede talere.

Stk. 4. De indtegnede talere får som udgangspunkt ordet i den rækkefølge, de er indtegnet. Dirigenten kan dog beslutte en anden rækkefølge med henblik på at få en samlet debat om et emne. Dirigenten kan derudover give mulighed for korte bemærkninger.

Afstemning

§ 7. Dirigenten afgør efter vedtægten og almindelige forenings- og selskabsretlige regler hvordan der skal stemmes og afstemningsmåde.

Stk. 2. Skønner dirigenten, at der er flertal for et foreliggende forslag, forespørger han/hun, om der ønskes afstemning. Såfremt dette ikke er tilfældet, erklæres forslaget efter en kort pause for vedtaget uden afstemning.

Stk. 3. Er der stillet flere forslag til samme sag, sættes alle forslag under afstemning. De to forslag, der har fået flest stemmer, sættes under fornyet afstemning.

Stk. 4. Afgørelser træffes ved almindeligt stemmeflertal, bortset fra afgørelser om vedtægtsændringer og pensionskassens opløsning, jf. vedtægterne. Står stemmerne lige, bortfalder forslaget.

Stk. 5. Afstemningen kan ske ved håndsoprækning eller skriftligt. Såfremt mindst 3 medlemmer anmoder derom, skal afstemningen foretages skriftligt.

Stk. 6. Instruktionsfuldmagter til bestyrelsen anvendes i overensstemmelse med sit indhold. Hvis der fremsættes nye forslag til afstemning, herunder ændringsforslag eller personforslag, der ikke fremgår af dagsordenen, vil bestyrelsen stemme på fuldmagtsgivers vegne efter dens bedste overbevisning, idet bestyrelsen i samråd med dirigenten vil vurdere, hvad fuldmagtsgiver kunne tænkes at stemme ved et ændringsforslag. I den udstrækning en fuldmagtsgiver ikke med en vis sikkerhed kan antages at ville stemme på en bestemt måde, vil fuldmagten ikke blive benyttet til den pågældende afstemning.

Generalforsamlingsprotokol

§ 8. Pensionskassen udarbejder et referat fra generalforsamlingen, der underskrives af dirigenten. Generalforsamlingsprotokollen vil være tilgængeligt på pensionskassens hjemmeside senest 14 dage efter generalforsamlingens afholdelse.

Pressens adgang til generalforsamlingen

§ 9. Pensionskassens generalforsamlinger er åbne for pressen.

Stk. 2. Journalister, fotografer og andre repræsentanter for pressen, der ønsker at referere eller fotografere begivenheden med henblik på offentliggørelse, skal akkrediteres ved henvendelse til pensionskassens administration forud for generalforsamlingen. Generalforsamlingen må ikke optages hverken på lyd- eller billedmedie. Der må ikke anvendes blitz eller lignende. Pressens repræsentanter skal i øvrigt følge de anvisninger, som gives af Pensionskassens repræsentanter eller dirigenten.

Øvrige regler

§ 10. Der henvises i øvrigt til de til enhver tid gældende vedtægter. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem denne forretningsorden og vedtægterne har sidstnævnte forrang.